很荣幸,可以回答你的这个问题,分享一些自己的观点。
沐沐君在世界500强工作,目前也是从事部门主管的岗位,你的困境也是我曾经经历的过程。
这里把一些部门管理的心得分享给你,希望能帮助到你。
从目前的情况来看,首先我们会经历一个角色的转型期。
你的工作岗位从一名部门员工,提升为了部门经理。
这个转变一定会有一个适应期,非常正常,不仅是你在转型,你和原先部门同事的关系也在转型,他们也要有一个适应期。
要用包容理解的心态来看这件事,给自己,也给部门的下属一些时间去适应和改变。
那么,这个时候,没有威信,下属不听指挥,各干各的,你可以做些什么呢?
首先是心态的调整,告诉自己,明确自己的定位,你现在是一个管理者了。
部门主管属于中层管理人员,上要面对领导的指示,下要安排并监督各项工作的落实,并将结果及时反馈给分管领导。
从如下几步开始着手去做:
1、多观察,少介入
给自己1—2周的时间,不要去过多的干涉部门现有的工作,多去观察,多去总结,梳理出来部门现有的优点和缺点。
在思路清晰之前,不要过多的和部门下属谈论我要怎么怎么做,以避免朝令夕改,给人以不成熟的印象。
2、规矩要定在前面
思路清晰之后,针对现有制度、现有的人员,以及每个下属原有的工作,进行重新梳理。
《部门工作流程》和《人员分工表》是两项重要的工作。
这两项资料整理好之后,组织开会。
这个会的目的是什么?
就是定规矩,这个会开完,大家都要按照今天会议定的规矩来。
先宣贯《部门工作流程》,这个步骤就是在给你自己争取权威,作为中层管理岗位,扮演着上传下达的角色,很多事情必须经过你,那么,在会议上把这些事情强调出来,有意见会议上提,但必须是合理的意见。没有意见,会议结束了,就必须执行。
然后宣贯《人员分工表》,一定要对现有的分工进行适当的调整,只要你前期用心观察总结,一定会有可以优化的地方。传达一个信号,我开始给你们分工了,我是管理者!
会议结束,签到表,会议纪要,会议照片,全部整理好,让部门所有人员签字确认。
3、善用你的武器
慈不掌兵,这是有道理的。
作为部门主管,大多时候你要收起你感性的一面。
工作时间少和下属说说笑笑,聊与工作无关的事情,严肃一些。
一旦形成了你很好说话,很容易欺负的印象,管理起来就很难了。
天天和你板着脸的领导,偶尔好说话一次你会觉得被重视了,被肯定了。
天天和你说说笑笑的领导,偶尔和你严肃一次,你还会怪他用职级压你。
就是这个道理。
作为部门主管,你是有很多武器可以使用的。
举一个实操的例子。
沐沐君当部门主管那会,部门里有一个刺头,自以为能力很强,很难管理,而且还经常在部门里传播一些负能量的东西。
我采取了一个办法解决了这个问题。
这个办法叫做轮岗,部门例会上,为了提高大家的综合业务能力,宣布实行轮岗制度。
首先,轮岗制度是部门管理乃至整个公司都常用的一种管理制度,很多重要岗位的人员任命之前,都要先经历轮岗,锻炼综合能力,所以道理上说的通。
然后,轮岗不是目的,目的是压住这个刺头。那么,就不能把所有人都弄得不舒服。
我给这个刺头安排一些他平时嘴上总是看不起的、觉得简单的但实际又比较需要能力完成的事情上。
我们身边总有这样的人,觉得自己最辛苦、最累,别人的活都很轻松。实际上,每一份工作要做好,都不轻松。
然后,给原先把这些工作做得很好的人,暂时安排一些比现在工作量轻一些的事情。
最后结果就是,他做不好,又要面子硬撑。
再一次的部门例会上,作为部门主管,我对每个人的轮岗情况进行分析、比较。
让他看到和原先承担这份工作的人的差距,同时,让原先的同事多去帮助他。
之后他只有两种选择,保持现状,脱离集体的节奏,这样他很难受。
还有一种选择,摆低姿态,虚心请教,融入集体,收获别人的认可。
显然他选择了后者,而且对你更加尊重。
《乌合之众》里说过,人一进入集体,智商就会下降很低,说的就是从众心理。你只要专注营造一种氛围就好,不用去讨好每个人。
4、7分严厉,3分温暖
作为部门主管,工作中一定是严格要求下属的。
但是在一些情况下,要主动给予下属帮助和关心。
比如下属加班的时候,给大家买点宵夜。
下属生病的时候,主动探望。
下属遇到什么困难了,能力范围能给予帮助,或者号召部门一起给予帮助。
一个大的工作任务完成了,组织部门聚聚餐,出去游玩一下。
下属的福利待遇,积极的去帮助大家向领导争取。
等等。
5、自我提升才是王道
管理办法只能管得了一时,要想真正的服众,还是要做好自身的提高。
首先是要以身作则。
有言道:“其身正不令而行,其身不正虽令而不行。”就是这个道理。
要求下属的事情,自己要先做到,很多都是小的细节。
比如,不要在办公室吃早餐、不要刷淘宝、不要迟到早退等等。
然后就是要学会担责。
很多中层管理者经常犯的一个错误,就是在领导批评部门工作的时候解释说,这个我安排给某某某了,他没干好。
这是一个很蠢的行为,一方面,领导会觉得你没担当,推脱责任;另一方面,公司没有不透风的墙,你的下属会知道的。
而是要反其道而行,任何部门的问题,第一时间承认是自己没安排落实好,然后拿出办法,抓紧时间完善,让领导满意,领导要的是结果,不是原因和解释。
而每个下属,都会喜欢一个能帮他们在领导面前顶住雷的部门主管。
一举两得的事情,很多人却做不好。
最后就是业务能力和管理能力的提高,业务能力不要求你样样精,但是要样样懂,管理能力是提高的重点,多去学习。
我是沐沐君,如果还有其他疑问,可以关注一下我,给我留言或者私信,我会积极回复给大家的,共同讨论,一起进步!
我被提拔为车间副主任的时候,也遇到过类似现象。
当时,我29岁,一直在车间任技术员,没有经过班长、工段长的历练。直接被提拔为副主任,可能是90年代初大学生少的缘故吧。
上任后,主要分管车间生产和技术工作。
车间共有130多名员工,下设四个工段,每个工段四个班组。
其中一名工段长(简称:A)平时跟我关系不错,能支持我的工作,而那三名工段长(简称:B、C、D)没有多少交情,只是同事关系。
任职后,我安排的工作,B、C、D很少愉快接受,总是推三阻四,强调工作的难度,无非任务重,时间紧人手不足等理由。
有时,即使表面答应了,也拖着不办,且拿他们没有办法。我担心他们三人心照不宣地对抗我。
工作上的事情,他们会直接向一把手主任汇报、请示,明显是没把我放在眼里。
对于他们不配合工作、阴奉阳违、各自为政的做法,让我不知所措,有种挫败感、孤独感,非常苦恼。
那时年轻,有种不服输的精神,不能辜负领导的信赖,相信自己一定能行,不能让别人看笑话。
为了尽快摆脱被动局面,分析原因,思考之后,我选择了以下策略和做法:
1.对上寻求领导支持发现下属不服从管理时,要与直接上级沟通,争取领导的支持。
(1)拖延会使事情复杂化
当时我主动找到主任,把工作中遇到的困难、想法、解决办法和主任做了汇报。
主任说道:每个刚上任的领导都会遇到这样那样的困难,这是正常的,你是我建议提拔起来的,我会支持你的工作,尽管放手去干。
在一次会议上,主任进一步明确了工作分工、汇报程序,责任与义务;并强调,车间技术工作、生产组织、沟通协调等工作,全权委托我来管理,不必找主任汇报。
至此,工段长B、C、D,主动与我汇报工作,工作安排也不再推三阻四。
工作程序总算理顺,为走向正规管理打下基础。
(2)不要担心领导看不起自己
工作遇到困难,尤其是涉及外部因素制约,比如对外协调,人际关系处理,管理程序等复杂问题,要主动与决策者汇报,请求领导给予支持。
千万不要有思想顾虑,怕领导认为自己能力有问题,自己硬抗。
取得领导支持,拿到“尚方宝剑”,可以大胆开展工作,不必担心下属造反。
(1)工段长A
我任职后,A是第一位向我表达了祝贺的下属,而且是发自内心的。他孩子读初中,数学成绩不是很好,业余时间我给孩子辅导过,而且孩子入门很快,进步大,我有恩于他,A自然对我好。
因此,平时要乐于助人,积累人脉。
(2)工段长B
在B、C、D中,B是最“挑刺”的人,也是C、D的追随者。“挑刺”的原因简单,在提拔我之前,他是竞争副主任的人选。
B,是公司老员工,初中毕业就参加工作。从普通员工到班长、工段长,一步步干起来的,工段各项工作也是被车间认可的。这次没有提拔他,可能与文化程度以及心胸有关吧。
本来他希望能被提拔,却被我“抢了”位置,心里自然不爽。
在了解他背景及所谓“挫折”后,我主动和他交流,对他管理水平、工作经验以及员工正面评价,给予充分肯定,也希望他以后多支持我的工作。同时,希望他珍惜荣誉,更进一步,把工段打造为总公司优秀工段。
几次谈话后,他慢慢想明白了,工作中与我互相配合、合作,才会双赢。
两年后,我去其他部门任职,推荐他任副主任。
(3)工段长C
C之所以愿意跟随B,C认为B有提拔的机会。
C,比我小,头脑灵活,家里养着出租车。车子一旦发生事故,他要出面解决,因此C要向车间领导请假。
在和他交谈时,他也诚恳地谈到这一点,并说主任也知道此事,希望给予他照顾。
我没有给他明确的答复,只是告诉他务必把工作做好,请假一事到时候再说。
我相信,他找我的机会要比找他的机会多。
“识时务者为俊杰”,会谈后,他的转变很大,能够及时调整自己,服从管理,工作积极配合。
(4)工段长D
D,再有2年就退休了,是建厂时,从外单位聘请的师傅。工作经验较为丰富,工作认真尽责。唯一缺点人际关系处理欠缺,工段内部不是很团结。
由于上下工序的原因,C与B联系比较多,私下关系不错,经常在一起吃吃喝喝。
在和D交谈中,我没有肯定其工作的优点,而是提出两点建议:加强内部团结,增强凝聚力,再就是老同志要发挥带头作用,与车间保持一致。
工段长D,把自身利益看的重,不会主动挑事,他希望保持工段长的位置,直至平稳退休。
总之,只要用心做工作,本着双赢的原则,没有解不开的心结。
在平息任职“反抗”的局面后,要想树立个人威信,需要带领团队扎实的工作,并做出成绩。让团队有种荣誉感,自豪感。
(1)以身作则,勤奋敬业
“己所不欲勿施于人”,要求别人做到的事情,自己务必做到。作为基层管理者,一定吃苦在前,享受在后,用实际行动影响大家。
比如车间设备抢修或赶任务,作为领导只要你靠在现场,即使你什么也不做,职工也感到温暖。
(2)基层管理以教育为主,扣罚为辅
基层管理,直接面对员工,管理起来,有一定的难度。只靠制度——以罚代管的管理方式是很难行得通的,员工赚钱少,对物质利益看的比较重,简单扣罚的方式,容易激化矛盾。
有制度就要执行,那就尽量减少或避免员工犯错的机会,通过培训、教育等方式,改变的不良习惯。
用案例分析,借助幻灯片、宣传片(那时没有PPT、小视频)讲明违章违纪的危害性,达到员工自觉遵守制度、规程的目的。比如,公司曾经发生的火灾、操作事故、工伤死亡等案例。
(3)饭局是拉近于下属关系的有效办法
聚会,聚餐是与下属拉近关系,打成一片的好办法。利用车间组织的活动,加班等机会,与下属一起聚会、聚餐。几杯酒下肚,称兄道弟,距离一下子就拉近了。平时有点摩擦、误会、成见,简单几句话,酒杯一碰,都不是事儿。
作为直接领导,下属愿意和你搞好关系。因为你掌握一定的权利,并拥有一定的资源,这是下属稀缺的,也是想从中获得的便利或利益。
新任伊始,遇到下属不服从管理,也是常见现象。可以从多方面了解,分析存在的原因,采取针对性的措施,尽快扭转局面,否则工作越来越被动。
对上争取领导的支持,对下主动沟通,各个击破的办法,双管齐下,多举并措,就会突破困局。
至于树立威信,需要一个时间和付出的过程,既需要勤奋敬业,也需要方式方法,方能赢得他人信赖,逐步树立威信。